保护偏远世界的特权通信

By 马库斯桑默,Ralph Culpepper和Christopher Campbell
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Law360(3月29日,2021年3月27日,PM EDT) -
马库斯桑默
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拉尔夫·斯普佩斯
拉尔夫·斯普佩斯
克里斯托弗坎贝尔
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遥远的工作是留下来。在Covid-19大流行余下之后,我们中的许多人将留在一个工作的模型中,至少部分时间。

根据1月份 PWC. 调查显示,83%的雇主现在说,遥远工作的转变为他们的公司成功,与6月2020年6月的73%相比。超过一半的员工(55%)甚至甚至至少有三天的终恋大流行后。[1]

技术使这种转变成为可能,大部分通过增加员工可以远程沟通和协作的方式的数量。然而,随着通信技术的任何进展,律师应考虑如何影响律师客户特权和律师工作制品原则的应用。

由于大流行和遥控作品所迎来了如此迅速的新通信技术,因此考虑对员工通信的影响非常重要,特别是在大公司的偏远工人中。本文提供了10条用于维护特权和工作产品保护的建议's (and tomorrow's)遥远的工作世界。

不断发展的技术,特权和工作产品法律

因为大流行的许多技术都是如此新的,但他们尚未成为判例法的主题。因此,从基本面开始是有帮助的。

律师 - 客户特权—律师和客户之间的机密通信最古老的法律保护—在1500年代返回英语普通法。[2]

特权的目的是"鼓励律师和客户之间的完全和坦率的沟通...... [认识]声音的法律建议或宣传服务于公共目的,这种建议或宣传取决于律师'S由客户充分了解," as stated by the 美国最高法院 在1981年的意见中 Upjohn Co. v。U.S. [3]

关键要素是:(1)特权的持有人是或正在寻求成为客户; (2)沟通发生的人是律师或律师的下属; (3)沟通是为了寻求或提供法律建议的目的。[4]

律师工作 - 产品教义是在法律代表期间或律师准备的书面或口头信息,特别是在诉讼期间或准备诉讼时的书面信息。

1947年,最高法院认可在希克曼诉泰勒的律师工作制品原则。[5]关键要素是:(1)文件或信息(例如,备注,备忘录,分析,年表和心理印象); (2)由授权书或律师的方向准备; (3)诉讼期间或预期(或其他诉讼)。

当然,与企业客户,特权和工作产品适用。然而,他们的申请更加复杂,因为公司因各种原因与律师沟通,并且有许多员工在不同的角色。在此设置中,法院评估特权检查了两个关键因素。

第一个涉及沟通的实质内容以及沟通的主要目的是呈现或征求法律建议。[6]这通常被称为主要目的测试。

第二个因素是所涉及的公司员工的作用,包括法律咨询是否与其公司职责范围内有关。

由于内部律师往往参与业务问题,因此法院维持了一个更严格的标准,用于确定是否通过律师 - 客户特权保护机密信息。[7]在许多外国司法管辖区,律师 - 客户特权可能不适用于与内部律师的沟通。

虽然电子邮件不是新的,但在适用于其他通信技术时,法院如何查看特权和工作产品是有效的。通过电子邮件通信分析特权的案例为内部律师和其他人提供了有用的指南,了解如何将特权应用于新的通信技术。

一个有效的电子邮件案例在RE:Vioxx产品责任诉讼中,其中被告宣称有超过30,000封电子邮件和其他文件的特权,法院任命一位特殊硕士审查和确定特权。[8]

作为一般性,美国地区法院 Louisiana的东区于2007年举行,特权电子邮件通信仅限于专门向律师发布的电子邮件,以及可识别的法律问题。相比之下,诸如律师和非律师的电子邮件诸如审查,评论和批准的传播并非特权,因为当对他人寻求同样的审查时,主要目的不是法律建议。

其他示例包括具有向他人转发的法律建议的电子邮件,除非转发电子邮件的目的是获取"可以提供更多信息,以提供更多知情的法律建议或援助。"[9]

虽然比涉及电子邮件的案件较少,但其他涉及更新技术的案件也是有益的。

即时消息

在许多方面,即时消息已成为新电子邮件,提供一些公司员工认为与个人和团队沟通的更快,更容易。因为即时通讯经常似乎比电子邮件更随意,所以有可能让员工放下他们的警卫并且不坚持良好的沟通实践,以企业环境得到满足。

这包括展示应用于所有此类通信的特权和工作产品的相同标准。例如,在Skansgaard v。美国银行NA,[10] 华盛顿西区的美国地区法院 2013年认为被告"have not established"两个非特征员工之间的即时消息是特权的,因为"[n] o律师沟通" and there is no "证据表明这种沟通在律师的方向或授权方面发生。"

短信

与即时消息一样,某些代替电子邮件使用短信,特别是对于较少的正式通信。文本也可用于在各方之间发送警报或传输紧急消息。

法院通常发现,如果消息未被透露给第三方,则为短信在个人设备上发送或接收的律师客户短信中提供合理的隐私。有了这一说,必须满足适用于特权或工作产品通信的其他标准。

去年,在Sonrai Systems LLC诉Romano,[11] 美国伊利诺伊州北区地区法院 found that "首先是律师 - 客户端权限保护短信,因为他们反映了罗马诺'S请求法律咨询和Kanabay'提供了这样的建议。"

在Orchestrate HR Inc.V.V。Trombetta,[12] 德克萨斯州北区的美国地区法院 2014年发现被告"未能满足他们的负担" because "他们不提供宣誓书或其他文件,以支持他们对工作产品特权的主张。 "

社交媒体

社交媒体是广泛的类别。一般来说,鉴于社交媒体的目的是分享信息,法院通常发现在线发布的信息中没有合理的隐私期望。因此,在社交媒体网站上共享的律师 - 客户端通信通常不特权。

在Romano v。Steelcase Inc.,[13]纽约最高法院 萨福克县于2010年举行,当一个人身伤害原告"created her Facebook和MySpace accounts, she consented to the fact that her personal information would be shared with others, notwithstanding her privacy settings."

鉴于这一权威,应告知企业雇员,他们不应该在线发布任何受律师客户特权或正在进行的诉讼的信息。

语音邮件

虽然一般可选择作为电子存储的信息,但是使用语音邮件,如电话,正在下降。结果,少数案例讨论了语音邮件和特权或工作产品。那些确实的人通常集中在无意中披露上。

例如,在Howell v.Joffe,[14]中涉及由被告人,被告的牧师的性虐待指控'S律师为原告留下了一个语音邮件'律师。当被告接下来称他的客户端,律师 - 客户对话也被记录在语音邮件上。 2007年伊利诺伊州北部区的决定发现,谈话是特权,因为它的主要目的是寻求和提供法律建议,并且语音邮件录音是无意的披露。

在另一个案例中,涉及律师谈话的无意中的语音邮件,Jasmine Networks Inc.V.Marvell Semiconductram Inc.,加州第六个上诉区呼吁的决定,因为它发现了豁免的特权"明确[被告]制定了一个不可于披露的信息。"[15]

远程工作技术如何影响特权和工作产品

通过远程工作,企业员工,内部律师和外部律师转向各种技术沟通和协作。这些技术通常包括在线协作工具,这些工具是基于Web的应用程序,其允许通过通过经常受密码保护的在线门户连接来组合一起使用。

这些工具可以有多种形式,但它们通常包括三个关键组件:(1)通信; (2)创造; (3)集合,即信息和数据存储。

关于通信,这些工具通常包括语音,视频,即时消息和其他选项,例如共享日历,任务列表和白板。创建阶段允许多个团队成员实时地创建,编辑和评论文档,电子表格,幻灯片和其他材料。并且集合方面不断地和系统地节省了团队'S的活动,包括对每个团队成员反映的文件的每一次迭代'S编辑和评论。

由于这些工具提供的许多选项,他们提高了与特权和工作产品相关的许多潜在问题,例如:

  • 公司如何从越来越多的在线协作和在Covid-19大流行期间使用员工越来越多地工作的其他工具准备如何增加电子发现义务?

  • 内部律师如何帮助确保清楚地识别特权通信和内容,并保持与非群体内容分开?

  • 当共享文档只需要触摸按钮时,公司如何确保特权不会被团队成员的无意分享或其他操作销毁?

  • 法院将如何评估几个客户团队成员集体创建的文件的特权?

  • 对于跨国团队,公司应该如何坚持不同国家的特权规则?

在远程工作世界中保护特权通信的10种方法

随着我们继续在2021年远程上班,通过各种平台越来越多地沟通,我们为内部和外部建议提供以下10个提示来考虑。

1.首先关注安全。

保密是律师 - 客户特权和律师工作 - 产品原则的关键要素。正如律师和客户必须采取措施避免其别人的对话,那些远程工作的人还应该采取措施,确保特权通信的机密性和安全性,例如添加密码保护,加密通信等手段。[16]

2.客户应包括明确的法律建议请求。

法院长期以来,仅仅复制法律顾问,本身就是不足以触发律师的特权。[17]律师 - 客户特权是一个双向街道,重要的是客户被告知要求法律建议的重要性。

这可以以各种方式完成。例如,如果正在使用在线协作工具来寻求法律建议(例如通过邀请内部或外部咨询进入集团向文件或问题提供建议),请通过使用诸如此类的短语来从一开始就清除"寻求法律建议。"

3.律师应该明确标记法律建议。

如果通信可能是可被发现的,法律建议和律师工作产品应使用明确的措辞如此适当标记"特权和保密," "律师 - 客户沟通," and "律师工作产品。"

这些标签有助于两个原因:(1)他们有助于使发件人和收件人的特权(以及任何未来的法官评估文件); (2)当在发现中收集并审查文件时,他们允许文件审阅者轻松识别特权的材料,并避免无意中生产。

在远程工作时,如果录制缩放或其他在线会议,可以通过在会议开始时宣布讨论讨论的特权性质,将会议标记会议可能会有所帮助。

4.内容应匹配标签。

就像复制律师一样不足,独自是建立特权"privilege"标签同样不足。重要的是,通信的内容也明确证明了内容的客观观察员,以至于内容受律师 - 客户特权或律师工作制品原则。

例如,在审查客户时'潜在诉讼风险的公共声明草案,包括使这个目的明确的语言,如"这种分析反映了我们的公司'关于附加陈述潜在诉讼风险的法律建议"或其他语言到这种效果。如果有关于特权的争议,这将允许您直接在文档本身中引用语言。

5.设置分隔的非群体材料。

无论是以电子邮件,即时消息还是共享在线站点的形式,它通常有助于将特权材料与非普遍的物品分开。否则,法院可以确定暗示惩罚的特权是如此稀释。

例如,在Rchfu Llc v的2018年决定中。全球休闲院长万豪酒店,[18]美国地区法院 科罗拉多州举行了内部律师,应该把它的建议在一个机密的附录中或甚至是一个单独的备忘录中对公司备忘录提出建议"通过在互通业务建议的大部分贡献中融合法律建议,已经发生了律师委员会的隐性豁免。"

6.限制小组成员。

由于法院不仅关注内容,而且占据了特权沟通的收件人,通常建议将收件人的人数限制在问题上至关重要的人。作为一般性,涉及的不良成员越多,法院可能认为待命是非普罗旺的可能性就越大。

在通过电子邮件,即时消息或其他工具进行远程和通过电子邮件进行通信时,请考虑添加到通信的那些对问题是必要的还是重要。

7.使用"do not forward"避免无意识披露的名称。

如果客户端与非全奏人员共享否则特权通信,则可能会破坏权限。使用诸如"do not forward"并告知团队成员不分享到团队之外,避免了无意的披露或削弱特权。

在无意见的披露的情况下,这种标签也可能有助于"证明[客户]不打算披露特权文件,尽管无意识地披露,[客户]鉴于这种情况,措施采取了足够的步骤,以防止披露,"作为美国联邦索赔的美国法院将其纳入1997年的国际商业机器公司诉讼中的决定。U.S. [19]

8.提前准备业务同事。

今天的缓解和休闲的性质'S通信技术往往邀请缺乏形式和适当的人,这是特权通信的血清。在可能的情况下,提前教育业务同事是有助于维护律师委员会的重要性和律师工作 - 产品保护和概述的一般准则。

如果预期诉讼,请考虑与关键人员一起考虑,以便他们了解特权如何运作以及如何标记和描述文档,电子邮件和在线协作活动。在可能的情况下,考虑定期对这些问题的审计,以帮助确保正在遵循最佳实践。如果同事没有遵守,请在诉讼中出现问题之前了解它是有帮助的。

9.如果添加第三方,请正确记录。

工作产品教义涵盖律师代理人准备诉讼的代理人的材料或汇编。[20]这包括非特拉内,例如调查人员,毁灭者专家和其他顾问。

然而,在搁置或包括这些通信中的第三方之前,这通常有助于记录他们的工作是"预期诉讼或试验的准备,"他们必须保密他们的工作。

10.注意到国际特权规则。

特权规则因国家而异,因此重要的是要注意其他国家'团队成员来自多个司法管辖区的规则。由于许多国家不认识到内部律师的律师 - 客户特权,如果有疑问,它通常是外部律师沟通特权信息的好的拇指规则。

结论

随着我们继续远程工作,我们预计法院就如何对律师 - 客户特权和工作 - 产品学说如何适用于远程和通过各种在线工具进行沟通的通信。通过考虑上述10个提示,我们希望公司,内部法律部门和其他客户和律师将被充分准备适应,因为法律继续发展。



马库斯桑默拉尔夫·斯普珀三世 是员工,和 克里斯托弗G. Campbell. is a partner, at DLA Piper..

表达的意见是提交人的意见,并不一定反映公司,客户或投资组合媒体公司的意见,或其各自的附属公司的意见。本文用于一般信息目的,并非旨在并不应被视为法律咨询。


[1]普华永道遥控工作调查,2021年。

[2] 8 J. Wigmore,证据§2290(J.Mcnaughton Ed。1961)。

[3] Upjohn Co. v。美国 ,449美国383,389(1981年)。

[4] See, e.g., Colton v。美国 ,306 f.2d 633,637(2d cir。1962)。

[5] Hickman v。泰勒 ,329美国495(1947年)。

[6] 在cty。伊利 ,473 f.3d 413,419-20(2d cir。2007)。

[7] 银行布鲁塞尔兰伯特诉Credit Lyonnais(Suisse) ,220 f。 2D 283,286(S.D.N.Y.Y.Y. 2002)。

[8] 在revioxx刺激。 Liab。 LITIG。 ,501 f。 2D 789,791(例如La.2007)。

[9] Id.

[10] Skansgaard v。美国银行, 2013 WL 828210,* 3(W.D. Wash Mar. 2013年3月6日)。

[11] Sonrai Systems,LLC诉Romano ,2020 WL 7027567,* 6(N.D. Ill。11月30日)。

[12] Orchestrate HR,Inc.V.Grombetta ,2014年WL 884742,* 3(N.D.Tex。2014年2月27日)。

[13] Romano v。SteelCase Inc. ,907 N.Y.S.2D 650,657(N.Y.SUP。CT。萨福克郡2010)。

[14] Howell v。Joffe ,483 f. supp。 2D 659(N.D. Ill 2007)。

[15] Jasmine Networks,Inc。v。Marvell Semiconductor,Inc。 ,12次。 RPTR。 3d 123(Cal。应用程序。第6个Dist。2004)。

[16] See, e.g., 哈雷斯维尔INS。 Co.V.持有殡仪馆,Inc。 ,2017 WL 4368617,* 3(W.D.VA。2017年10月2日)。 (质疑上传的文件的特权状态"公开访问的非密码保护的网站").

[17] Phillips v。C.r. Bard,Inc。 ,290 f.r.d. 615,630(D. Nev。2013)。

[18] Rchfu,LLC v。全球休闲景点万豪酒店 ,2018年WL 3055774,AT * 4(D. Colo。2018年5月23日)。

[19] 国际商业机器公司v。美国 ,37份美联储。 CL。 599,603(美联储。CT.1997)。

[20] 美国v。richey ,632 f.3d 559,567(第9个Cir。2011)。

[21] 考虑检查可用资源,如DLA Piper'S法律特权全球指南可用 //www.dlapiperintelligence.com/legalprivilege/insight/handbook.pdf.

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